Wissenserstellung: Fundament für effektives Wissens­management schaffen

Wissens­management-Zyklus

In der dynamischen und vielschichtigen Geschäftswelt von heute ist Wissensmanagement (WM) eine Schlüsselstrategie, die dazu beiträgt, Effizienz zu steigern, Innovation zu fördern und sich einen Wettbewerbsvorteil zu erarbeiten. Ein wirksames WM beinhaltet vier zentrale Bereiche: die Erstellung, Speicherung, Verteilung und Überwachung von Wissen. Jeder dieser Bereiche ist entscheidend, um zu gewährleisten, dass Wissen in einer Organisation nicht nur erhalten bleibt, sondern aktiv eingesetzt wird, um das Wachstum und die Innovationskraft zu fördern.

Warum Wissens­management wichtig ist

Das Ziel von automatisiertem KM ist tiefgreifend: Es zielt darauf ab, den Bestand an Unternehmenswissen nicht mehr nur in den Köpfen der Mitarbeiter zu halten, sondern systematisch in die Unternehmensstruktur einzubetten. Dieser strategische Schritt steigert die Effizienz, indem er es dem Unternehmen ermöglicht, sich auf seine Kerntätigkeiten zu konzentrieren und so den Aufwand von Zeit und Ressourcen für nicht wertschöpfende Aufgaben zu vermeiden. Die Vorteile dieses Ansatzes sind vielfältig. Er ermöglicht nicht nur Kosteneinsparungen und steigende Nettogewinne, sondern verringert auch die Abhängigkeit des Unternehmens von Schlüsselpersonal. Zudem rüstet es das Unternehmen für eine Zukunft, die von automatisierter Wertschöpfung dominiert wird und in der die Nutzung von künstlicher Intelligenz (KI) gut aufbereitete Daten voraussetzt.

Grundlegende Begriffe im Wissens­management

Bevor wir uns damit befassen, wie Sie die Erstellungsphase des Wissens in Ihrer Organisation beurteilen können, ist es wichtig, einige grundlegende Begriffe zu klären, um für das notwendige Verständnis und eine einheitliche Grundlage zu sorgen:

• Daten: Rohdaten, unverarbeitete Fakten und Zahlen ohne Kontext wie z.B. Zahlen, Daten oder Textzeilen
• Entscheidungen: Abwägungen und Schlussfolgerungen, die aufgrund von Einsichten und Wissen getroffen werden
• Informationen: Organisierte Daten, die Kontext und Bedeutung vermitteln, wie z.B. ein Verkaufsbericht
• Intellektuelle Assets: Umfasst Daten, Informationen und Wissen
• Wissen: Informationen, die verarbeitet und verstanden wurden, um zu handlungsorientierten Erkenntnissen führen
• Metadaten: Details über Daten, Informationen oder Wissen, die Kontext bieten, ohne den Inhalt selbst zu umfassen
• Arbeitsergebnis: Resultat aus Aktivitäten, materiell oder immateriell, wie Softwarecode oder Designs

Diese Begriffsklärungen sind von zentraler Bedeutung, weil sie die Unterscheidung der verschiedenen Komponenten und Phasen des Wissensmanagements ermöglichen und somit eine feste Basis für die im Folgenden besprochenen Strategien und Methoden schaffen.

Die Phase der Wissens­erstellung

Die Erstellungsphase markiert den Auftakt im Wissensmanagement. Dieser fundamentale Schritt ist ausschlaggebend, um zu gewährleisten, dass das innerhalb einer Organisation generierte und gesammelte Wissen nicht nur präzise und relevant ist, sondern auch mit den strategischen Zielen in Einklang steht. Nachstehend bieten wir Ihnen Schlüsselfragen und Beispiele, die Unternehmen unterstützen sollen, die Effizienz ihrer Wissenserstellungsprozesse zu evaluieren:

1. Steht Ihre Strategie zur Wissenserfassung im Einklang mit Ihren Unternehmenszielen?
   Beispiel: Erfassen von Verkaufsdaten und Markttrends zur Steigerung des Umsatzes oder der Kundenzufriedenheit
2. Haben Sie die wichtigsten Quellen Ihrer intellektuellen Assets identifiziert?
   Beispiel: Schlüsselpersonal, Berater und digitalen oder analogen Ressourcen
3. Erfassen Sie Erkenntnisse und Entscheidungen aus der Unternehmenskommunikation auf strukturierte Art und Weise?
   Beispiel: Systematisches Erfassen von Geschäftsentscheidungen aus E-Mails und Besprechungen
4. Erfassen Sie externe intellektuelle Assets und Metadaten?
   Beispiel: Automatisierte Auswertung externer Dokumente zur Extraktion relevanter Informationen
5. Gibt es einen systematischen Ansatz zur Erfassung interner intellektuelle Assets und Metadaten?
   Beispiel: Verarbeitung interner Dokumente wie Verträge, um wichtige Informationen zu extrahieren
6. Werden Arbeitsergebnisse und im Bezug stehende Metadaten, Erkenntnisse und Entscheidungen methodisch verarbeitet?
   Beispiel: Es werden neben Präsentationen, Tabellenkalkulationen, Softwarecode, usw. auch Hintergrundinformationen, zusätzliche Details und die zugrundeliegende Entscheidungsprozesse erfasst
7. Können Teammitglieder bei ihren täglichen Aufgaben Wissen, Erkenntnisse und Entscheidungen leicht erfassen?
   Beispiel: Bereitstellung von Mitteln zur einfachen Dokumentation von Erkenntnissen und gewonnener Erfahrungen
8. Nutzen Sie Instrumente und Verfahren, die die kollaborative Entwicklung von Arbeitsergebnissen, Einsichten und Entscheidungen fördern? Beispiel: Verwendung von Systemen zur Förderung der Zusammenarbeit und zur Dokumentation der erzielten Ergebnisse
9. Konsolidieren Sie Wissen aus spezialisierten digitalen Werkzeugen in einer zentralen Wissensdatenbank?
   Beispiel: Zusammenführung von Informationen aus verschiedenen Quellen für einen einfachen Zugriff.
10. Werden Arbeitsabläufe und zugehörige Informationen systematisch erfasst und organisiert?
    Beispiel: Dokumentieren neuer Prozesse und Arbeitsabläufe, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit für das gesamte Team zu gewährleisten.
11. Erfassen Sie Feedback von internen und externen Quellen?
    Beispiel: Ein Ticketsystem ermöglicht es Kunden und Mitarbeitern, Anfragen oder Rückmeldungen einzureichen.
12. Nutzen Sie Methoden zur Anreicherung von intellektuellen Assets mit externen Quellen?
    Beispiel: Es werden branchenspezifischer Marktanalysen in die unternehmenseigene Wissensdatenbank integriert, um Strategien und Angebote kontinuierlich zu verbessern
13. Wird Ihr Unternehmensvokabular systematisch dokumentiert und organisiert?
    Beispiel: Verwaltung eines Glossars zur einheitlichen Verwendung von Geschäftsbegriffen.

Diese Fragen sollen Ihnen helfen zu bewerten, wie effektiv Ihr Unternehmen die Phase der Wissenserstellung bewältigt. Durch eine erfolgreiche Umsetzung dieser Aspekte wird die Bewältigung der anderen Bereiche des Wissensmanagements erleichtert. Lesen Sie auch unsere nächsten Beiträge, in denen wir über die anderen wichtigen Bereiche des WM sprechen werden. Wenn Sie wissen möchten, wie Sie Ihr Wissensmanagement verbessern können, können Sie sich mit uns in Verbindung setzen.